01.05.2020

Umowa z biurem podróży – na co zwrócić uwagę? cz.1

Planujesz wykupić wyjazd w biurze podróży? Czy wiesz co powinna zawierać umowa? Na co zwrócić uwagę przed jej podpisaniem, żeby potem nie żałować swoich przeoczeń?

Dzisiejszy wpis pomoże Ci uporządkować wszystko i stworzyć niejako checklistę. Będziesz gotowa/y na podpisanie umowy w biurze podróży.

Skupimy się na tym co musisz wiedzieć i co musisz sprawdzić zanim w ogóle dojdzie do podpisania umowy. W kolejnej części skupimy się na szczegółach już samej umowy.

Zanim weźmiesz druk umowy do ręki i złożysz na nim swój podpis, sprawdź najpierw poniższe aspekty:

CZY BIURO DZIAŁA LEGALNIE?
To pierwsza rzecz jaką musisz sprawdzić. Aby działać legalnie na polskim rynku, biuro będące organizatorem wyjazdów turystycznych musi posiadać wpis do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych. Takiego wpisu dokonuje Marszałek Województwa odpowiedniego dla siedziby biura. Każdego organizatora możesz więc sprawdzić na stronie prowadzonej przez Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny (tutaj masz link do bazy). Taki wpis wydawany jest na okres 1 roku i po tym okresie jest przedłużany na podstawie złożonych do Marszałka dokumentów. Głównym dokumentem jest umowa gwarancji ubezpieczeniowej, która w razie niewypłacalności biura zostanie uruchomiona aby pomóc klientom.

UWAGA: Pamiętaj, że nie każde biuro będzie miało taki wpis. Niektóre biura działają jako agenci turystyczni i wtedy nie znajdziesz ich w rejestrze. Umowa z takim biurem musi jednak zawierać informację kto jest organizatorem i już wtedy takiego organizatora możesz sprawdzić w rejestrze 🙂 Pamiętaj, że to organizator jest tu kluczowy, gdyż w razie problemów to od organizatora dochodzisz swoich praw. Agent działa tylko jako pośrednik między Tobą a organizatorem.

SPRAWDŹ PODOBNE OFERTY W INNYCH BIURACH

Porównuj, sprawdzaj, pytaj. Ale pamiętaj aby robić to z głową. Nie porównuj tylko ceny. To jedna z pierwszych rzeczy na jakie zwracamy uwagę. Nie daj się nabrać i spójrz na ofertę z różnych perspektyw. Sprawdź co dane biuro w podanej cenie oferuje. Może jest droższe, bo oferuje Ci wyższy standard hoteli. Może grupa wyjazdowa jest kameralna, co w porównaniu z wycieczką pełnym 50-osobowym autokarem na pewno będzie kosztować więcej. Może znaczenie ma sam program, więcej atrakcji, może znajdziesz tam miejsca nieoczywiste, niedostępne dla innych turystów. Może wyższa cena to kwestia pilota w języku polskim. Przykłady można mnożyć.

Najważniejsze to porównanie wszystkich aspektów i tego co dana cena obejmuje a czego nie. Czasem cena wydaje się niska ale potem okazuje się, że na miejscu musisz do wszystkiego dopłacać. Tu 10 USD, tu 20 USD i nagle przy finalnym podliczeniu zapłacisz więcej za pozornie tanią ofertę. Sprawdź wszystko wcześniej.

SPRAWDŹ PROGRAM I WARUNKI WYBRANEJ DLA SIEBIE OFERTY
Czytaj ze zrozumieniem. Wybrałeś/aś ofertę? Super. Ale przeczytaj ją od deski do deski. Ile osób może być w grupie. Chodzi tu zarówno o minimalną liczbę, od której biuro potwierdza wyjazd, jak o maksymalną ilość osób, które mogą wziąć udział w wyjeździe. Czy będzie to 10 czy 50. Sprawdź cenę i to co zawiera. Sprawdź na jakie dodatkowe wydatki musisz się przygotować już na miejscu. Dopytaj o ceny podstawowych produktów w kraju, do którego jedziesz. Nie ma nic gorszego niż nie doczytanie/dopytanie o coś i potem rozczarowanie na miejscu.

Biuro podróży nie chce Cię oszukać, więc im więcej o Tobie wie, tym lepiej dopasuje ofertę. Jeśli chcesz leżeć tydzień przy basenie powiedz o tym, bo wtedy nikt nie zaproponuje Ci trekkingu w Pakistanie. Jeśli masz lęk wysokości, powiedz o tym. Nie będziemy Cię wtedy namawiać na wyjazdy, które mają w programie aktywności jak zip line, czy wspinaczka. Najważniejsza to rozmowa i dopasowanie oferty.

TELEFON ALARMOWY
Taki telefon zwykle jest potrzebny jeśli wydarzy się coś nieprzewidzianego. W momencie podpisania umowy zwykle o tym zapominamy. Dopytaj w biurze czy na wypadki awaryjny dostępny jest dedykowany numer telefonu. A może biuro działa w aplikacji Whatsaap i wtedy jeśli tylko będziesz mieć internet bezkosztowo będziesz mogła/mógł zadzwonić do biura.

PRAKTYCZNE WSKAZÓWKI
Co ze sobą zabrać? Ile waluty będzie potrzebne? Kto będzie pilotem? Te i wiele innych pytań na pewno pojawi się przed wyjazdem. Upewnij się, że przed wyjazdem dostaniesz komplet informacji. W naszym biurze wysyłamy takie informacje najpóźniej na 3 tygodnie przed wyjazdem. Chcemy aby nasi turyści byli przygotowani i poinformowani w 100%.

TERMINY PŁATNOŚCI
Dopytaj o terminy płatności. Zaplanuj je. Jeśli terminy podane przez biuro nie będą Ci odpowiadać to właśnie przed podpisaniem umowy jest miejsce i czas na ewentualne negocjacje co do terminów. W takim wypadku biuro może zawrzeć odpowiednie poprawki w umowie. Po podpisaniu umowy jest już na to za późno. A niedotrzymanie terminu płatności może skutkować anulowanie umowy i kosztami.

DOKUMENTY TOWARZYSZĄCE
Umowa z biurem podróży to wbrew pozorom nie tylko jeden dokument. Sprawdź, jeszcze przed podpisaniem czegokolwiek, czy biuro dopełniło swoich obowiązków i przekazało Ci wszystkie dokumenty.

a. Informacje przed zawarciem umowy – dokładnie tak, zanim dostaniesz umowę, biuro powinno wysłać/przedstawić Ci takie informacje. Składa się na nie: program imprezy, szczegóły ceny, termin, informacje dotyczące ubezpieczenia, ilość osób w grupie i wiele innych informacji, które musisz zatwierdzić zanim biuro prześle Ci umowę właściwą.

b. Umowa i pozostałe dokumenty. Jak zatwierdzisz dokumenty wymienione w punkcie a, biuro powinno przesłać Ci umowę właściwą (o jej składowych napiszemy w cz. 2 tego wpisu) oraz dokumenty towarzyszące, które są integralną częścią umowy, czyli:
– Informację dot. przetwarzania danych osobowych, czyli kto, w jakim celu będzie przetwarzał Twoje dane,
– Pisemne potwierdzenie posiadania zabezpieczenia finansowego, czyli informacja o tym jaką gwarancję posiada biuro, na jaką kwotę i kiedy kończy się jej ważność. Jest to szczególnie ważne na wypadek niewypłacalności. UWAGA: biura nie działające legalnie nie mogą takiej gwarancji przedstawić bo jej nie mają. Czyli sporo ryzykujesz jadąc na wakacje z „biurem – krzakiem”
– Program imprezy, czyli jeszcze raz potwierdzenie programu, na który się zapisujesz.
– OWU – Ogólne Warunki Uczestnictwa – integralna część umowy. Ma nieraz kilka stron, ale znajdziesz tam swoje prawa, obowiązki oraz prawa i obowiązki biura. Radzimy je przeczytać przed podpisaniem umowy.
– OWU – Ogólne Warunki Ubezpieczenia, czyli wszystkie informację na temat ubezpieczenia turystycznego jakie zapewni Ci organizator wyjazdu.

Z doświadczenia wiemy, że niestety klienci nie czytają dokładnie umów czy OWU i czasem prowadzi to do zdziwienia. A okazuje się, że wszystko było zapisane w umowie i klient nie ma prawa do roszczeń. Nie bądź jak przeciętny klient – czytaj ze zrozumieniem i nie daj się zaskoczyć.

Artykuł napisany został w maju 2020, więc jeśli czytasz go później niektóre tematy mogą być już nieaktualne. Staramy się uzupełniać i aktualizować nasze wpisy, ale nie bierzemy odpowiedzialności jeśli jakieś informacje ulegną przedawnieniu.

Chcesz przeżyć przygodę życia?

Sprawdź nasz kalendarz wypraw!